Buenas Prácticas: Las compras recurrentes o centralizadas

Buenas Prácticas PLYCA

Caso Práctico

Uno de los mecanismos que más y mejores resultados reporta, en términos de eficacia y eficiencia en las compras públicas, es la de las compras recurrentes y centralizadas a través de Procedimientos de Acuerdo Marco o Sistemas Dinámicos de Contratación (en adelante SDC).

Si además de las ventajas procedimentales, le añadimos el componente tecnológico en la utilización de medios telemáticos en la tramitación y relación en estos procedimientos, las ventajas son aún más claras.

Pero antes de proceder a utilizar estos procedimientos, hay una serie de actividades preparatorias a tener en cuenta.

Nuestra recomendación en PLYCA

Como punto de partida está el desplegar la solución PLYCA-Catálogos que permite la publicación de las ofertas indicativas de Acuerdos Marco y SDCs, y la posterior realización de nuevos expedientes basados en un “carrito de la compra”. Para ello y como siempre tenéis a vuestra disposición el equipo de Soporte de PLYCA para informaros de los pasos a dar para dicho despliegue.

Pero además de las labores técnicas de instalación y configuración proponemos estas actividades clave:

  1. Definir una buena estructura de los bienes y servicios a licitar. El módulo PLYCA-Catálogos permite el diseño de la estructura de familias de bienes y servicios a licitar apoyándose en la clasificación CPV. Por experiencia, esta puede ser una buena opción.
  2. Determinar aquellos atributos y características de las ofertas que permitan realizar posteriormente búsquedas y comparativas de los productos del catálogo. Entre 3 y 6 características permite identificar adecuadamente los productos y no convertir el catálogo del AM o SDC en una base de datos “difícilmente mantenible” por los licitadores.
  3. Generar las Hojas de Ofertas Indicativas (hojas de cálculo) para la carga automática de las ofertas indicativas y que formen parte de los sobres de la licitación. PLYCA genera automáticamente estas hojas y las incluye automáticamente en los sobres electrónicos del expediente.
  4. En el caso de Acuerdos Marco redactar un pliego que permita (u obligue) a la actualización periódica de las ofertas indicativas. Gracias a PLYCA es una labor muy fácil para el licitador (se descarga el sobre electrónico de actualización del catálogo, incluye su hoja con precios o características actualizados y lo envía). Para el órgano de contratación es el mejor mecanismo para disponer de ofertas actualizadas, competitivas y de acuerdo a mercado.
  5. Activar la licitación electrónica de PLYCA. El proceso será más eficiente, transparente y de menor coste de gestión para todas las partes.
  6. Realizar la formalización electrónica de los contratos. El resultado (como ya hemos comentado en otras entradas) es reducción de tiempos y eficiencia.

Tanto la gestión del catálogo de productos, como la tramitación de los expedientes de compras, permiten a los responsables mantener el control de forma más eficiente: tanto de accesos a la información de los catálogos (acceso de usuarios por login), como del estado de los expedientes tramitados desde la herramienta (tramitación), y de la información relativa a los productos (informes y comparativas).

Por otra parte, los responsables también disponen de mejor comunicación y control en cuanto a su relación con los contratistas gracias a las comunicaciones electrónicas. Pudiendo consultar en todo momento, aunque los expedientes se estén tramitando por otro departamento.

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