Coordinación de trámites y gestión documental.

Aplicación práctica en la gestión de entregas/pagos en fase de ejecución de contratos

Dado el interés motivado por la entrada en vigor de la ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (ley 39/2015) el pasado 2 de octubre, vamos a comentar un aspecto que nos parece interesante respecto a la tramitación y coordinación de tareas y documentos en un expediente administrativo y que afecta a la contratación electrónica.

En muchos casos la aproximación técnica al problema de la administración electrónica, y más concretamente al expediente electrónico se realiza desde el punto de vista únicamente documental. Es decir, pensar únicamente en el resultado final sin pasar por los aspectos operacionales, procedimentales y de coordinación de agentes. En este sentido, sistemas de gestión de expedientes electrónicos, como PLYCA, aportan una visión complementaria en la que esos otros aspectos cobran importancia y se convierten en el factor diferencial de productividad y eficiencia en la administración electrónica.

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Infografía y análisis: transición a la contratación pública electrónica.

Todos queremos el cambio pero nadie quiere cambiar.

Esta frase la hemos oído muchas veces, y siempre suele llamarnos la atención, nos hace gracia. Pero sabemos que encierra un hecho cierto y repetido hasta el infinito y más allá. Que nos pasa a todos muy a menudo. Y que también pasa en la transición al servicio de contratación pública electrónica

Contratación pública electrónica transición
El proceso de la transición a la contratación pública electrónica se puede representar como un viaje del que podemos hacer el siguiente relato.

Todo empieza con…

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Los procedimientos de contratación y la flexibilidad

Estamos acostumbrados a ver los procedimientos administrativos como un proceso perfectamente definido, estable y en cierta medida inamovible. Este efecto viene determinado por la naturaleza normativa o legal de los mismos, y en los que las obligaciones de aquellos que los solicitan o tramitan hace que esta visión de inflexibilidad sea entendida como natural. Los procedimientos de contratación pública vienen también determinados por estas mismas características, pero por otro lado la gran variabilidad y situaciones que pueden concurrir en el mismo le aportan características especiales, y de ello hablaremos más adelante.Procedimientos de contratación

Cuando los técnicos nos enfrentamos a proyectos o desarrollos de productos en el ámbito de los procedimientos administrativos, la primera visión de ellos es siempre la misma … los flujos de trabajo automatizados (o técnicamente Sistemas de Procesos de Negocio o BPMs basados en motores de Workflow). Y, parece una buena idea … al principio. La historia de los proyectos en el ámbito de la Contratación Pública Electrónica está plagada de mapas de proceso (los famosos grafos de actividades) con todas las tareas que nos podemos encontrar en un procedimiento administrativo de contratación y con todos los caminos posibles trazados entre ellas. Además se decía a los usuarios lo “fácil” que es modificar esa definición para adaptarse a los cambios organizativos o los más que frecuentes cambios en la normativa que directa o indirectamente afecta a la contratación.

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PLYCA y la aplicación directa de las Directivas de Contratación

Como de todos es sabido el pasado 18 de abril entro en vigor la aplicación directa de las Directivas de Contratación (especialmente las directivas 2014/23/UE y 2014/24/UE). Dicha aplicación directa ha venido rodeada de muchas incertidumbres y dudas respecto a los conceptos de aplicación directa y las distintas visiones y aproximaciones al problema.

Plyca versión 9.7

En los últimos meses hemos ido encontrando la publicación de distintos informes que venían a intentar poner luz y aclarar (en la medida de lo posible) los términos de las directivas y de cómo deberían interpretarlos los Órganos de Contratación.

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Caso Práctico. Contratación y Obra Pública

La importancia estratégica que tiene la Contratación para una organización del Sector Público, y especialmente para las Administraciones Públicas,  hace que los sistemas de gestión, control y seguimiento de los procedimientos de Contratación, como PLYCA, tengan una muy especial importancia entre los sistemas corporativos de tramitación electrónica de la organización.

Plyca, contratación pública electrónica

 

Además, los requisitos técnicos y funcionales, y los especiales controles y exigencias en la seguridad (incluida la jurídica), trazabilidad y control que incorpora PLYCA para dar cobertura a los procedimientos de contratación, hace que sea un elemento de valor añadido para la implementación de otros procedimientos, que sin ser en puridad Contratación, están alrededor de ella. En la experiencia acumulada por nexus IT en las implantaciones de PLYCA se han detectado estos casos y nuestros clientes nos han demandado soluciones para ellos.

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Algunas formas de iniciar la contratación pública electrónica con PLYCA

Vamos poco a poco agotando los plazos para realizar la transición a la contratación pública electrónica, y como es costumbre nacional que ya denunciara Mariano José de Larra con el “vuelva usted mañana”, seguimos dejándolo todo para el final.

contratación pública electrónica

La transposición de las directivas comunitarias al régimen jurídico nacional llegará tarde. Y no habrá mucho tiempo de aclarar dudas, sobre todo en lo relacionado con la transición a la licitación electrónica, pero también con lo relacionado con el expediente electrónico sobre todo a partir de la aprobación de la nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común.

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Buenas prácticas: La normalización de documentos

Buenas Prácticas PLYCA

Caso Práctico

Una de las funciones que suelen asumir los responsables de contratación de cada organización es generar documentos normalizados o plantillas que sean de uso obligado para su personal de tal manera que todos los documentos tengan el mismo aspecto en cuanto a formato, cabeceras, pies de página, y que se incluyan unos datos mínimos obligatorios. El uso de plantillas clarifica la información incluida en cada documento y facilita el manejo y la lectura del expediente.

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Buenas Prácticas: Cargos electos con competencia en varias áreas de gobierno

Buenas Prácticas PLYCA

Caso Práctico

Como resultado de las últimas elecciones municipales y autonómicas, en un gran número de corporaciones locales los pactos de gobierno han dado como resultado que el número de concejales disponibles para hacerse cargo de las diferentes áreas de gobierno, sea en muchos casos inferior al número de áreas a gestionar.

Esta situación en muchas ocasiones implica modificar la estructura organizativa, otorgando a determinados perfiles, concejales y directores generales, competencias sobre más de un área de gobierno.

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