Buenas prácticas: La formación en la transición a la contratación y licitación pública electrónica

Caso Práctico

La transición al formato de la contratación pública electrónica tiene siempre asociada la adopción de un sistema de información que permita manejar este formato electrónico en la gestión completa o parcial del expediente de contratación.

Buenas Prácticas PLYCA

Como todos los sistemas de información, requiere una formación inicial, y posteriormente una fase en la que, aunque aparentemente ya conocemos el funcionamiento del sistema, puede haber ciertos aspectos que no nos resultan del todo familiares.

Una buena práctica de la adopción de estos sistemas es generar un periodo de formación sencillo y rápido que nos permita entender los por qués, los qués y los cómos de esta transición y posteriormente, de forma casi inmediata una formación que consista en aprender haciendo”.

Es decir, intentar aplicar sobre la marcha los conocimientos teóricos, pero realizando las tareas reales del proceso de contratación. Con un soporte adecuado para poder “aprender haciendo” con seguridad y garantías.

En función del grado de complejidad de la transición al formato electrónico esta fase de “aprender haciendo”, debe estar soportado por especialistas en el sistema de información que nos permitan entender los atajos, el comportamiento y detectar situaciones de posible conflicto. Esta etapa es fundamental porque representa el cambio cultural desde el formato papel al formato electrónico y el entender cómo hay que anclar esta nueva cultura a la organización y a las estructuras del organismo que está haciendo la transición.

Otro aspecto clave es el “entrenamiento” que requiere cualquier nueva actividad a la que nos enfrentamos en el día a día. En este sentido el disponer de entornos que nos permitan practicar y probar sin la presión del “directo” es vital para que los actores implicados en este proceso de transformación se enfrenten a él seguros y decididos.

Nuestra recomendación en PLYCA:

Estos aspectos de formación y soporte inicial, cobran una importancia grande cuando se trata de actividades que no tienen efectos internos si no que tienen efectos externos y sobre todo si hay plazos por medio.

Pongamos varios ejemplos

  • Realizar entrenamientos o simulacros de la mesas. Es importante que antes de realizar actos públicos se ensaye la “escenografía” de un acto que pasa a estar soportado por un sistema electrónico. A estos ensayos deberían concurrir todos aquellos usuarios internos (miembros de la mesa) de cara a conocer el proceso que luego realizarán en expedientes reales.
  • Se van a realizar las mesas de aperturas de sobres por Internet. Esto significa que se realizarán webinars (seminarios en línea) de las aperturas donde los licitadores podrán asistir a través de un enlace publicado en el perfil del contratante a las aperturas de mesa. Si el secretario de la mesa no tiene soltura a la hora de implementar y poner a punto los webinar (algo muy sencillo), puede requerir que le asista un informático del organismo hasta que lo pueda hacer por sí mismo. En este periodo inicial es muy conveniente
  • Para la apertura de los sobres electrónicos, puede pasar algo similar. Los componentes de la mesa deben saber que tienen que aportar sus credenciales electrónicas para que se produzca la apertura. Pero deben tener en cuenta que es conveniente haberlo ensayado con anterioridad para que no haya dudas (ni se generen dudas a los licitadores) a la hora de abrir los sobres.
  • Ponemos el ejemplo de los plazos de presentación de ofertas que tienen que tener en cuenta la publicación en PLACE o en el DOUE. También será necesario tener experiencias previas y consolidadas para que los sistemas no produzcan plazos incoherentes. Y los sistemas de recepción de ofertas tengan el plazo adecuado en el perfil de contratante.

En resumen, con estos ejemplos, queremos significar que una buena práctica para la transición es que durante un periodo inicial en el que se está produciendo el cambio cultural y la utilización intensiva de los sistemas de información que permiten la transición al formato electrónico, hay que extremar la formación que implica “aprender haciendo” y el soporte presencial o virtual de los especialistas en el nuevo sistema de información. Esto dará confianza y seguridad en la mayor parte de las ocasiones en las que se produzcan las incidencias típicas subsanables que nos da la vida y que no se pueden ni se deben procedimentar.

 

 

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