La gestión del cambio y la participación.

Elementos imprescindibles en la transición a la contratación pública electrónica

La contratación pública está en un proceso de transformación profunda con plazos conocidos: octubre de 2018 y más allá. El valor que hay que entregar a los organismos públicos, en sus servicios de contratación, no radica en proporcionarles únicamente productos y servicios para la contratación pública electrónica (licitación y contratación). Eso no es lo único que necesitan. Lo que necesitan es realizar una transición óptima a la contratación pública electrónica.

Gestión del cambio en contratación pública electrónica

Como dice Xavier Marcet en Cuando el futuro es una prórroga del pasado
“los clientes no quieren clavos y un martillo, sino una funcionalidad superior: tener el cuadro colgado.”

La transformación digital consiste en una orientación radical al cliente (contribuyente), con una mejora operativa integral (proceso digital integral y analítica de compras), y nuevos modelos de negocio (innovación, inclusión social, medio ambiente y ayuda a las pymes).

Esto requiere que los agentes que gestionan el servicio incorporen unas nuevas capacidades digitales añadidas a las capacidades que ya tienen. Se trata de empoderar a estos agentes con nuevas capacidades digitales y una nueva visión del servicio.

Esta transformación es una innovación que requiere una transición óptima en todas las dimensiones del servicio de contratación:
Visión: de una visión instrumental a una visión estratégica.
Jurídica: nuevas directivas con nuevas exigencias
Individual: desde seguir un procedimiento más o menos complejo, a la entrega de valor al contribuyente.
Organizativa: adaptación de procedimientos y estructuras al nuevo entorno y a las nuevas tecnologías
Tecnología: del papel en todo al todo en digital
Institucional: desde el control previo a las decisiones basadas en datos, la transparencia por defecto y la entrega de valor con métricas verificables.

Las personas son (de momento) la única opción posible para realizar cualquier innovación.

El cambio que se requiere es profundo y complejo.

No es un problema de mando y control, ni si quiera de coordinación de actuaciones. Es un problema de estrategia y participación de las personas que gestionan el servicio de contratación con un diseño personalizado de intervenciones.

Hay que comunicar las estrategias que marcan las directivas, explicar los objetivos, las reglas y el ámbito de actuaciones que nos exigen las leyes por un lado y los resultados que necesitan los contribuyentes por otro.

El cambio siempre genera dolor y resistencia.

La participación no es proceso automático ni obvio.

En las organizaciones todo cambio tiene “enemigos”:
• Ya lo hemos intentado y no funciona.
• Aquí nunca lo hemos hecho así.
• Nosotros somos los expertos.
• No estamos preparados para este cambio

Y la participación no se pide ni se promueve de forma clara y honesta:
• Quién es el responsable.
• A quién y para qué se pide participación
• Durante cuánto tiempo y a cambio de qué.
• Participación: ¿para hacer lo que nos dicen?, ¿para dar opinión?, o ¿para tomar decisiones?
• Comunicación exhaustiva del entorno y su evolución junto con la necesidad de la organización de cambiar (de forma clara honesta y concisa).
• Generación de espacios y canales de participación
• Fórmulas de resolución de conflictos
• Revisión y celebración de los avances.

Hay una oferta de productos y servicios asequibles, (que aún van a requerir evolucionar mucho en función de la propia evolución del entorno), y cubren todo el espectro de las posibles necesidades de gestión (martillos y clavos), pero hay que saber colgar el cuadro. Y eso no es fácil. La gestión del cambio y saber pedir una participación genuina son las claves del éxito de la transición a la contratación pública electrónica de cualquier organismo público.

Póngase en contacto con nosotros y le haremos un diagnóstico de su situación para la transición a la contratación pública electrónica en su organismo de forma rápida y gratuita.

En este diagnóstico trataremos de identificar:
• Los pasos recomendables en función del volumen de su contratación y de su equipo de contratación y tecnología
• La capacidad de gestionar el cambio de forma interna
• Las fórmulas para conseguir la participación genuina de los agentes que gestionan la contratación pública de su organismo
• Las mejores opciones de sistemas de información para su organismo.
• Informarle de todos los elementos de tecnología complementarios que se pueden usar ahora
• Trasmitirle la visión de futuro que se está formando en la contratación pública nacional y europea.

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