Como poner en marcha y operar una Central de Contratación con PLYCA

 

Una Central de Contratación consiste en agrupar la demanda de las Administraciones Públicas para conseguir mejores condiciones del mercado

Su funcionamiento se basa en agregar demanda desde los órganos de contratación adscritos a la Central de Contratación y gestionar proveedores para conseguir las mejores condiciones posibles en función de la situación del mercado  y la competencia en la oferta.

El formato electrónico puede dar una nueva capacidad y eficiencia a las Centrales de Contratación, tal y como anticipa la ley 30/2007 de contratos del Sector Público.

Por tanto el concepto básico de una central de contratación es generar una estructura y unos procedimientos, que gestione a los proveedores con anterioridad a la demanda real de cada Administración, y proporcionar herramientas que permitan agregar la demanda de las distintas Administraciones. De esta forma se consigue la óptima concurrencia, la máxima agilidad (se elimina la selección de proveedores del tiempo de adquisición) y la gestión más eficiente cuando se utiliza el formato electrónico. Esta última característica debe ser reseñada dado que, si aumentamos la concurrencia, es decir el número de ofertas para cada contrato, pero no existen herramientas que faciliten la gestión y los procesos de adjudicación de las ofertas (valoración automática, subastas electrónica), se producirá un retraso en el proceso de adjudicación que eliminará los posibles beneficios de eficiencia que busca el sistema en su conjunto.

La ley 30/2007  art. 188 de Contratos del Sector Público establece que pueden constituir centrales de contratación las Comunidades Autónomas y las Diputaciones Provinciales.

Beneficios de la Central de Contratación


  • Consolidar toda la información de compras: proveedores, productos, precios y condiciones, y sus actualizaciones (nuevos precios/características/productos).
  • Conocer la oferta y tener acceso ágil al mercado objetivo (gestión de proveedores).
  • Armonizar criterios de compra
  • Agregar volumen para obtener mejores precios
  • Simplificar y agilizar la fase de pre-adjudicación
  • Reducir los costes y las economías de escala para los proveedores y las Administraciones.
  • Obtener sinergias por la concentración y la especialización de la oferta/demanda.

 

Componentes de la suite PLYCA en la Central de Contratación

Para implantar una central de contratación con la suite PLYCA se requiere instalar los siguientes componentes:

  • PLYCA-Expedientes, para gestionar los procedimientos de contratación, de catálogos y opcionalmente de registro.
  • PLYCA-Portal, para que las empresas puedan relacionarse e interactuar con la Administración. Recordemos que el módulo PLYCA-Empresas, que las empresas pueden descargarse del portal, permitirá a estas enviar ofertas indicativas de sus productos, además de presentar ofertas en firme cuando corresponda.
  • PLYCA-Catálogos, para publicar los catálogos de productos y sus ofertas indicativas con independencia del procedimiento que se haya utilizado para ello: acuerdos marco o sistemas dinámicos de contratación.
  • Subastas electrónicas con iQuotes,  para la valoración automática de ofertas en el proceso de adjudicación.

 

Constitución de la Central de Contratación

Una Central de Contratación no sólo es tecnología. Tiene elementos jurídicos que garantizan y soportan su existencia, personas que cuidan de su buen funcionamiento, procedimientos que marcan un conjunto y prelación de actividades que predicen los resultados, y unas estructuras que velan por la dirección, evaluación y monitorización de la propia Central de Contratación.

 

A modo de lista se enumeran a continuación los elementos que se requieren para constituir una Central de Contratación:


 

  • Formas Jurídicas

–      Personalidad Jurídica de la Central de Contratación y Contratos de Adhesión.

  • Personas

–      Gestores de la Central de Contratación

–      Gestores de los Órganos de Contratación

–      Proveedores (Mercado).

  • Procedimientos

–      Generación de la Central de Contratación

–      Publicación de ofertas para determinación de tipos

–      Admisión en Sistemas Dinámicos, adjudicación de Acuerdos Marco, Catálogos de bienes  y servicios, agregadores de demanda.

–      Contratación y gestión de pedidos  (contratos derivados de Acuerdos Marco o Sistemas Dinámicos).

–      Gestión de proveedores.

  • Estructuras

–      Central de Contratación

–      Órgano de Contratación.

  • Tecnología

–      Válida para soportar todo lo anterior y permitir al mercado que interactúe con ella sin incurrir en sobrecostes.

Es en los procedimientos y en la tecnología donde la suite PLYCA ayuda a la puesta en marcha y la operación de la Central de Contratación. En los procedimientos que se han comentado en los párrafos anteriores es  donde se garantiza y articula los resultados que se persiguen con la Central de Contratación. Es conveniente no olvidar que los procedimientos son soportados por herramientas (los productos y módulos de la suite PLYCA), que dentro de una estructura organizativa determinada permiten a las personas alcanzar de forma óptima y predecible los resultados esperados.

Por tanto, no se trata sólo de tecnología sino de poner la tecnología necesaria al servicio de las personas que la usan, los procedimientos que predicen resultados y las estructuras que habilitan y gobiernan el conjunto de la Central de Contratación.

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