Las tecnologías útiles y algunas reflexiones acerca de las centrales de contratación

Se está produciendo una corriente de iniciativas para crear centrales de contratación tanto de las Diputaciones Provinciales como de las Comunidades Autónomas. Una de las que hemos tenido noticia es la de la diputación de Castellón que ha publicado en el boletín oficial este anuncio, donde se determina un reglamento inicial de la central de contratación y un contrato de adhesión a las mismas.

El elemento que mayoritariamente van a utilizar son los acuerdos marco, un procedimiento de contratación que se basa en generar “una foto” del mercado objetivo, para tener una gestión de proveedores previa que permita tanto la agilidad como las mejores condiciones de compra en tractos sucesivos.

El acuerdo marco  en una central de contratación permite que los beneficios del propio acuerdo marco sean disfrutados por distintas administraciones públicas mediante un acuerdo de adhesión. Pero el acuerdo marco en formato papel NO va a introducir los mismos elementos de agilidad y concurrencia que posibilita el formato electrónico.

El acuerdo marco en formato electrónico puede ser mucho más eficiente, y además el formato electrónico puede permitir que la adhesión de las administraciones públicas a la central de contratación permita una mejora clara en la agregación de demanda. Es decir, emplear los acuerdos marco y la agregación de demanda para fomentar un mercado mucho más perfecto en cuanto a información y opciones se refiere.

La suite de productos PLYCA consta de todos los elementos necesarios para implementar una central de contratación, con un coste reducido y en un tiempo de implantación mínimo lo que permite unos beneficios rápidos y sostenidos, fomentando sinergias con otras administraciones en los contratos de adhesión y minimizando los riesgos.

Estos productos de la suite son:

  • Expedientes de determinación de tipos para la generación del catálogo de bienes y servicios (PLYCA-CATALOGOS-EXPEDIENTES)
  • Sistema de publicación en perfil de contratante para la difusión en el perfil propio y en otros perfiles y boletines oficiales. PLYCA-PORTAL
  • Herramienta para la generación de ofertas a los proveedores: permite la concurrencia masiva de proveedores incluidas PYMES y micro-PYMES (PLYCA-EMPRESA-CATALOGOS)
  • Sistema de recepción segura y confidencial de las ofertas  (PLYCA-EMPRESA-EXPEDIENTES)
  • Sistema  de evaluación automática de ofertas. (SUBASTA ELECTRÓNICA)
  • Ejecución electrónica de todos los contratos. (PLYCA-EXPEDIENTES)
  • Sistemas de gestión de expedientes de contratación sencillos y asequibles para las administraciones adheridas a la contratación (PLYCA-EXPRESS).

Este conjunto de soluciones ya instaladas y probadas permite la implantación de centrales de contratación de forma sencilla y asequible para todas las administraciones que quieran dotar de estos sistemas agiles y de probado

Es cierto que se pueden montar centrales de contratación en formato papel, pero está demostrado que el formato electrónico es el que realmente permite la obtención de los beneficios en administración y empresas (productividad y competitividad) que precisa la economía en estos tiempos de crisis.

Una vez establecidas las herramientas tecnológicas, y definida una estrategia de implantación que contemple el resto de los elementos de la TRASFORMACIÓN: personas, procedimientos y estructuras, hay que asegurar que todo el sistema de la central de contratación se enfoca a la consecución de los objetivos identificados como la NECESIDAD. Se ha publicado un documento sobre como emplear los acuerdos marco en el Reino Unido que consideramos que puede aportar una buena base de reflexión que nos permita tomar las decisiones adecuadas.

En este ámbito se pueden acometer  las siguientes actividades:

  • identificar que productos y servicios son óptimos para los acuerdos marco, los sistemas de adquisición, y las subastas electrónicas. Recordad que el acuerdo marco es una gestión estática de proveedores (Una foto a la que no pueden incorporarse nuevos proveedores durante el periodo de vigencia del acuerdo marco). Y el sistema dinámico de adquisición, es una gestión dinámica de proveedores (una película a la que pueden incorporarse nuevos proveedores durante la vigencia del sistema dinámico de adquisición)
  • Qué fórmulas de agregación de la demanda son las adecuadas, en función de los productos y servicios a comprar en un acuerdo marco o en un sistema dinámico de adquisición.
  • Hay que tratar de definir claramente sobre qué productos y servicios hay que realizar los acuerdos marco. No todos son susceptibles de ofrecer beneficios en una central de contratación ni en el propio acuerdo marco.
  • Hay que tratar de conocer los efectos sobre el mercado de las opciones del acuerdo marco (con reapertura de competencia o sin reapertura de competencia). Normalmente es mucho más favorable la primera donde la competencia puede ofrecer oportunidades de conseguir mejores precios en cada momento.
  • Intentar entender claramente el por qué se hace uso de la central de contratación (acuerdos marco, sistemas dinámicos de adquisición, o catálogos) en vez de contrato abierto, negociado, restringido o menor y comunicar estos principios a las administraciones adheridas.
  • Tratar de aprovechar el concepto de lotes en los contratos marco, por ejemplo generando petición de ofertas con una dimensión adecuada para dar cabida a proveedores de cualquier tamaño. Para ello es conveniente que el formato electrónico capacite la gestión de las ofertas iniciales, como las ofertas finales en el momento de la adjudicación.
  • Clarificar por qué y cómo han de utilizarse los acuerdos marco (con reapertura de licitación)  y los sistemas dinámicos de adquisición para que los organismos asociados consigan los beneficios que persiguen.
  • Determinar en el acuerdo marco los criterios de adjudicación y si va a permitirse la licitación posterior (re-opening)
  • Definir los criterios de selección de acuerdo al objetivo del acuerdo no a los usos y costumbres de la administración que implanta la central porque se puede falsear la competencia y dañar la concurrencia.
  • La tecnología debe utilizarse para aumentar la concurrencia (ahorros por precio), y permitir la gestión de muchas más ofertas (ahorros en gestión) sin generar un caos administrativo.
  • Los datos estadísticos deben servir para mejorar los sistemas empleados en la central de contratación, sobre todo en la parte de agregación de la demanda y ahorros por mejores precios.

Por todo ello es conveniente, a la hora de generar una central de contratación, conocer qué tecnología útil existe ya y es asequible y aplicable, y sobre todo que actividades hay que poner en marcha en personas, procedimientos y estructuras, junto con las tecnologías,  para conseguir los objetivos que queremos alcanzar con las centrales de contratación.

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