PLYCA-Expedientes

PLYCA-Expedientes ofrece todas las herramientas necesarias para gestionar la contratación, tramitarla desde la propuesta y la generación de los pliegos, pasando por la licitación, la publicación en boletines y la presentación de ofertas electrónicas por parte de las empresas, hasta la ejecución, la finalización y la extinción del contrato.

En los apartados siguientes se describe los fundamentos sobre los que está concebido el producto PLYCA-Expedientes y la funcionalidad que proporciona.

Tramitación utilizando reglas

Una vez que los datos de inicio del expediente son incorporados al sistema, son las reglas predefinidas en el producto las que se encargan de dirigir la tramitación del expediente, cumpliendo la LCSP y adoptando el nivel de personalización que se quiera asumir. La facilidad de adaptación de las reglas confiere al sistema la flexibilidad adecuada para afrontar los cambios legislativos, organizativos y normativos que se produzcan en el ámbito de la contratación pública.

PLYCA-Expedientes se distribuye en dos empaquetados diferentes, que contienen un conjunto de reglas pre-configuradas:

  • PLYCA-Expedientes Modalidad Express, tiene precargadas las reglas básicas necesarias para realizar los trámites preceptivos de publicidad en el Perfil del Contratante, así como aquellas que permiten realizar la completa tramitación del expediente de forma asistida por los Gestores del Contrato.
  • PLYCA-Expedientes Modalidad Estándar, incorpora las reglas de la Ley de Contratos del Sector Público como punto de partida para una normalización de los procedimientos de acuerdo a las instrucciones y normas internas de la Organización. Permite que el tiempo necesario para la normalización de los procedimientos se reduzca, en la medida en que los procedimientos internos y la organización se adapten a las reglas predefinidas en plantillas de normalización.

 

Normalización de procedimientos

Las reglas están definidas cumpliendo la legislación vigente, pero también son adaptables a las características concretas, es decir, son configurables pudiendo activar y desactivar aquellas que interesen; así como crear nuevas reglas. Mediante este mecanismo de activación/desactivación se consigue la normalización de los procedimientos, de acuerdo con las características reales del cliente.

 

Catálogo de procedimientos

El módulo PLYCA-Expedientes ofrece un catálogo de procedimientos, cuya definición parte de un conjunto de reglas de tramitación estándar.

Los procedimientos de contratación que contempla, tanto de Tramitación Anticipada, como Ordinaria, Urgente y de Emergencia, son:

  • Contrato Menor
  • Negociado con y sin publicidad
  • Abierto
  • Restringido
  • Diálogo Competitivo
  • Acuerdos Marco
  • Sistemas Dinámicos de Contratación.

Los tipos de Contratos que incorpora son los de Obras, Suministros, Servicios y Gestión de Servicios Públicos.

Y los modos de Adjudicación son los ordinarios a través de Mesas de Contratación y Subastas electrónicas.

En referencia con las Partidas Presupuestarias, los expedientes podrán ser Plurianuales, Multi-aplicación, y también se podrá tramitar expedientes con Financiación Externa.

 

Tramitación de incidencias

Como parte de la gestión de expedientes se incluye la posibilidad de tramitar las incidencias que se puedan producir a lo largo de la ejecución de cada uno de los contratos generados en un expediente. Se soporta los siguientes tipos de incidencias (o variaciones sobre las mismas según los procedimientos o la normativa interna):

  • Suspensión de contrato
  • Subrogación de contrato
  • Resolución de contrato
  • Reajuste de anualidades
  • Prórroga de contrato
  • Penalizaciones al contratista
  • Modificación de contrato
  • Indemnización por daños
  • Cesión de contrato
  • Ampliación de contrato
  • Cambio de denominación.

 

Diseño de procedimientos según estándares

La plataforma de workflow en la que están soportados los procedimientos asociados a los circuitos de tramitación de cada documento/trámite sigue estándares reconocidos, como XPDL, pudiéndose ejecutar circuitos de cualquier complejidad.

 

Automatización del inicio de los expedientes

Una de las ventajas de este sistema es que el inicio y la consecución de los procedimientos de contratación son automáticos (siempre que se haya optado por la Modalidad Estándar y su correspondiente Normalización). De esta forma, la incorporación de personas no conocedoras de la LCSP al equipo de gestores que se encargan de tramitar los expedientes de contratación se hace mucho más sencilla.

 

Gestión de alertas

PLYCA-Expedientes permite configurar, para cada uno de los participantes en la tramitación de los expedientes, la posibilidad de recibir alertas de la llegada de tareas a su bandeja de trabajo, a través del gestor de correo corporativo, de forma que esté informado puntualmente de aquellas actuaciones que están pendientes de su intervención en el proceso de contratación.

Además, se puede programar alertas de forma que el usuario reciba un aviso en cada una de las situaciones siguientes:

  • Alertas de tareas pendientes
  • Vencimientos programados por los usuarios finales
  • Vencimientos estipulados por el Organismo durante la normalización de los procedimientos.
  • Finalización de tareas o trámites por otros usuarios/departamentos.

Expediente electrónico

Todos los documentos generados por el sistema tendrán la validez y los efectos que marca la ley gracias a la Firma Electrónica que aporta PLYCA Expedientes. Para ello la funcionalidad conjunta de PLYCA Expedientes y PLYCA Firma aporta al usuario las siguientes funciones:

  • Firma electrónica de documentos basada en firma reconocida
  • Validación de firmas (internas o incorporadas externamente)
  • Sellado de tiempo
  • Comprobación de la validez de los certificados
  • Todo lo anterior basándose en conectores (plug-in) con las principales plataformas de firma y validación de certificados existentes (@Firma, FNMT, CatCert-PSIS, ACCV, CamerFirma) y plataformas comerciales (SIAVAL, ASF de TB-Solutions).

 

Repositorio electrónico centralizado de expedientes

Con la implantación de este sistema de licitación y contratación pública electrónica se consigue tener todos los expedientes en un repositorio único centralizado, al que accederán aquellos usuarios con el perfil y los permisos adecuados.

Las acciones que, aquellos usuarios autorizados, podrán realizar en cada uno de los expedientes del repositorio, son:

  • Controlar la tramitación del expediente
  • Crear una copia de la ficha de inicio de un expediente existente
  • Gestionar las incidencias de contrato de un expediente
  • Consultar el expediente de gasto asociado al expediente de contratación
  • Cambiar la situación de un expediente
  • Acceder a la gestión de trámites del expediente
  • Auditar el expediente, pudiendo ver acciones realizadas y pendientes
  • Ver el contenido documental de un expediente
  • Ver la ficha principal del expediente
  • Preparar los documentos de inicio del expediente
  • Cambiar el organismo que gestiona el expediente
  • Consultar y gestionar las comunicaciones/notificaciones de un expediente que se hayan realizado con otros sistemas tanto internos como externos, como por ejemplo contabilidad, los registros internos o el portal de licitación.

 

Archivo y foliado de expedientes

El módulo PLYCA-Archivo permite la exportación y el archivo de los expedientes electrónicos gestionados en PLYCA-Expedientes, lo que facilita el volcado a una estructura de ficheros del contenido completo de un expediente y la meta-información asociada, todo ello con la garantía de seguridad requerida. Así mismo, provee la extracción y el almacenamiento en dispositivos externos de la información seleccionada para su presentación ante terceros o, simplemente, con la finalidad de poder consultar la documentación de los expedientes de forma independiente de la plataforma.

 

Verificación del expediente

El software PLYCA-Visor permite la consulta completa del expediente electrónico que ha sido exportado, tanto desde el punto de vista documental como de tramitación, y ofrece herramientas para la validación de las firmas y de la integridad del expediente electrónico exportado. La estructura de ficheros exportada mediante la herramienta PLYCA-Archivo es posible explotarla sin necesidad de acceder al gestor de expedientes, con lo que se facilita la visualización del contenido de los expedientes de contratación a organismos que no cuentan con este sistema. Los expedientes electrónicos exportados incluyen las firmas electrónicas de los documentos, así como de la firma de todo el contenido del expediente que asegura el foliado electrónico del mismo.

 

Envío de documentación por diversos canales

PLYCA-Expedientes proporciona una herramienta para la publicación de diversa documentación de los expedientes a través de los diferentes canales electrónicos establecidos, como puedan ser el Perfil del Contratante, u otros sistemas con los que el gestor de expedientes esté integrado. Así, se puede tener una visión organizada de las comunicaciones que se establecen y de los mensajes que se envían y reciben, hacia y desde otros sistemas relacionados.

Dependiendo del canal de comunicación, la funcionalidad que ofrece varía tanto en su funcionamiento como en los objetivos a cubrir. A continuación se describe las funciones que ofrece para la comunicación específica con el portal de licitación PLYCA-Portal:

  • Publicar expediente
  • Publicar pliegos
  • Publicar anuncio previo
  • Publicar expediente del Registro de Licitador
  • Mensaje
  • Publicar documentos
  • Presentación de ofertas
  • Publicar adjudicación
  • Firma del contrato
  • Presentación de facturas
  • Factura electrónica
  • Devolución de factura electrónica
  • Cambiar el estado del expediente.

Además, en el caso de tener que enviar copias en papel de los documentos electrónicos, PLYCA Expedientes permite la generación de Copias Auténticas basadas en Códigos de verificación segura de documentos y conversión automática a formato PDF-A, de acuerdo a lo establecido a este respecto en la ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

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