Preguntas y Respuestas que se hicieron en el webinar de PLYCA

En el webinar de PLYCA, y fundamentalmente debido a que era la primera vez que utilizaba esta herramienta, no quedo bien gestionado las preguntas y las respuestas que las personas que asistieron al seminario virtual hicieron al final del mismo.

Considero que estas preguntas son las que más valor aportan, (al menos a nosotros) y creo que es conveniente que las agrupemos y las respondamos para que todos tengáis acceso a ellas.

Os recuerdo que el seminario lo tenéis accesible en youtube:  http://youtu.be/QUDjYYoiUFg

Y que hay una encuesta de satisfacción del seminario en la que podéis indicar vuestras preferencias para futuros posibles seminarios  más centrados en funcionalidades concretas.

Para hacer la encuesta pincha aquí.

También me gustaría reiterar que estamos a vuestra disposición para haceros cualquier demostración  y presentación (presencial o virtual). Para organizarla solo tenéis que rellenar este sencillo formulario (pincha aquí)

Aquí os dejo las preguntas y sus respuestas

¿Qué opciones de conexión tiene PLYCA para los ayuntamientos.?

La opción que PLYCA recomienda para los Ayuntamientos es generar una plataforma en Cloud, para empezar a utilizar el sistema en 1 mes. Es la mejor forma y la más asequible. Permite empezar rápido y seguro; y además se pueden descargar todos los expedientes diariamente para que estén almacenados en el propio Ayuntamiento.

¿Qué opciones hay en el análisis de datos en PLYCA?

Se han visto opciones de análisis de datos en dos modalidades: en el sistema operacional y en el PLYCA-Datamart.

En la parte de PLYCA-Datamart las opciones son infinitas, utilizando un sistema de Business Intelligence. Cada administración puede utilizar el que quiera, pero nosotros proponemos como parte de nuestros servicios de implantación la suite open source de PENTAHO.

¿Qué opciones hay para la integración con sistemas contables?

Muchos de los clientes de PLYCA tienen integración con los sistemas contables. Las integraciones se pueden hacer de forma muy fácil (federación de sistemas: cada sistema hace lo que sabe y le trasmite al otro sistema documentos electrónicos). Es mejor empezar así y luego complicar las integraciones si se ven los beneficios de esta integración.

PLYCA-Expedientes tiene un módulo estándar de integración con Sistemas Contables basado en la consulta de los documentos generados en el sistema contable. Sólo requiere de la adaptación de la fuente de datos (como WebService o Conector a una vista sobre la base de datos del sistema contable).

¿Quien mantiene los datos en los catálogos, las administraciones o las empresas?

Los catálogos, (sistemas dinámicos de adquisición, acuerdos marco, catálogos…) son mantenidos y generados por los proveedores, a través del mecanismo de sobres electrónicos. La administración tiene que autorizar la inclusión o no de los productos y sus modificaciones en el catálogo, pero no gestiona los productos del catálogo. La administración si decide los catálogos sectoriales que quiere montar, que familias, productos y atributos por producto, considera que deben ser puestos en el catálogo. Lo recomendable es que la definición de productos se haga por parte de la industria. Actualmente en el grupo de Open Peppol se está trabajando para generar un CPV 2.0 donde además del código de familia y producto de bien o servicio exista un grupo de atributos asociados a cada producto que pueda se compartido y gestionado por el mercado y la administración.

¿Se eligen los proveedores?

En la demostración hemos hecho un abierto, por lo que no hay una selección previa de proveedores. En el caso de procedimientos Negociados o Menores sí que puede/debe realizarse dicha selección en el momento procedimental que la administración decida por su parametrización del producto PLYCA. Para presentar sobres en el sistema de demostración hay que estar dado de alta en un registro básico de licitadores (nombre de la empresa, CIF, y representantes). En este registro las empresas se pueden dar de alta en línea.

¿Se pueden conectar con los sistemas contables?.

Si, pero hay que intentar realizar la integración de forma sencilla y asequible al principio. No empezar con una integración muy compleja para empezar porque retrasa el factor principal para el éxito de la transición: la autonomía y competencia de los agentes que intervienen.

¿Las inclusiones en catálogos van con firma electrónica?

Si, en principio son elecciones de la propia administración. Actualmente los sobres electrónicos para la carga de catálogos van firmados por los representantes de la empresa. En caso de que la  administración autorice su inclusión en catálogo,  se suben directamente los productos al catálogo.

¿Los proveedores tienen ayuda en PLYCA?

Sí, existe una Web de Ayuda para empresas en las que se informa de los pasos y preguntas más frecuentes para la licitación electrónica. http://nexus.plyca.es/ayudaempresas

Además, se van a generar a través de las herramientas web 2.0 (como las de este seminario) videos que permitan enviar ofertas, ofertas de catálogo, de sistemas dinámicos, de acuerdos marco…

De todo lo que un proveedor necesita.  Y además en cuanto se establezca la comunicación con la red PEPPOL, un proveedor podrá presentar ofertas a cualquier administración que esté conectado a esta red.

¿Qué seguridad tienen los sistemas que hacen la subasta.?

La subasta tiene sistemas en línea que tienen que estar conectados y funcionando en el tiempo de la subasta.  Además tienen circuitos de prueba que permite  a los proveedores probar sus sistemas para ir sobre seguro en el tiempo de la subasta. Si la subasta no estuviera disponible para nadie por problemas técnicos, siempre se puede repetir la subasta.

En cualquier caso durante la realización de la subasta hay abierto un canal de soporte a los licitadores que permite resolver cualquier duda o alertar a la Mesa de Contratación de cualquier incidencia en el proceso, además de estar el sistema monitorizado externamente para comprobar la disponibilidad del servicio. La propia mesa de contratación está conectada on-line a la subasta y puede comprobar la disponibilidad de la misma.

Todos los eventos de la subasta quedan almacenados como rastros de la misma como auditoría de lo acontecido.

¿Compras centralizadas?

Las compras centralizadas por catálogo pueden generar un expediente nuevo (abierto, negociado, menor…) o bien un pedido en un expediente abierto.  La alternativa más utilizada es que el catálogo esté soportado por un Acuerdo Marco (de uno o varios lotes/proveedores) y las compras se realicen por Contratos Derivados de dicho acuerdo marco (con las correspondientes condiciones heredadas del acuerdo).

Cuando estamos en un sistema dinámico todos  los proveedores que han hecho ofertas indicativas válidas para el tipo de producto o servicio que se compra, serán invitados a presentar oferta final. Esta oferta final podrá finalizar (o no) en una subasta electrónica.

¿El acuse de recibo de la oferta recibida tiene garantías?

Si, el acuse de recibo se genera cuando se registra una entada en el portal de contratación, se envía la sistema de registro que firma y sella la entrada y da un número de registro. Con todo ello se genera un acuse que es el que se le envía al proveedor.  El proveedor en caso de que la administración perdiera la oferta recibida y registrada podría presentar la oferta enviada garantizado que la oferta no se ha modificado desde su envío (el hash o resumen digital que aparece cuando enviamos la oferta).

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