Los procedimientos de contratación y la flexibilidad

Estamos acostumbrados a ver los procedimientos administrativos como un proceso perfectamente definido, estable y en cierta medida inamovible. Este efecto viene determinado por la naturaleza normativa o legal de los mismos, y en los que las obligaciones de aquellos que los solicitan o tramitan hace que esta visión de inflexibilidad sea entendida como natural. Los procedimientos de contratación pública vienen también determinados por estas mismas características, pero por otro lado la gran variabilidad y situaciones que pueden concurrir en el mismo le aportan características especiales, y de ello hablaremos más adelante.Procedimientos de contratación

Cuando los técnicos nos enfrentamos a proyectos o desarrollos de productos en el ámbito de los procedimientos administrativos, la primera visión de ellos es siempre la misma … los flujos de trabajo automatizados (o técnicamente Sistemas de Procesos de Negocio o BPMs basados en motores de Workflow). Y, parece una buena idea … al principio. La historia de los proyectos en el ámbito de la Contratación Pública Electrónica está plagada de mapas de proceso (los famosos grafos de actividades) con todas las tareas que nos podemos encontrar en un procedimiento administrativo de contratación y con todos los caminos posibles trazados entre ellas. Además se decía a los usuarios lo “fácil” que es modificar esa definición para adaptarse a los cambios organizativos o los más que frecuentes cambios en la normativa que directa o indirectamente afecta a la contratación.

La realidad, tan tozuda a veces, nos devuelve una visión un poco diferente del problema. En cada paso que se da en un procedimiento de contratación, se pueden producir infinidad de circunstancias que alteran el “normal” suceder del procedimiento. Todas las posibles circunstancias y variables a tener en cuenta hacen que el “trazar” todos los caminos en un grafo sea en realidad imposible y por tanto las herramientas de BPM puras o Workflows no permiten cubrir las particularidades de este procedimiento singular y complejo.

En PLYCA nos dimos cuenta de ello muy pronto, y llevamos años proponiendo una visión diferente y complementaria a la tradicional visión del flujo de trabajo. Decimos complementaria, porque en aquellos entornos dónde la estricta aplicación de un procedimiento totalmente normalizado y que contemple todas las casuísticas sea un objetivo primordial, PLYCA sigue incluyendo la posibilidad de utilizar sólo su herramienta de workflow integrada.

La flexibilidad es un criterio básico en la definición de los procedimientos incluidos en PLYCA, adaptables a la organización y que permiten tratar las circunstancias del día a día de la contratación. Un workflow no reacciona ante una variable no preestablecida o un camino no predefinido, mientras que un mapa de decisiones basadas en reglas de negocio sí.

Nuestra visión tiene varias ventajas sobre la “tradicional”:

  • Mayor capacidad del usuario para tratar situaciones extraordinarias (subsanaciones, vueltas atrás de trámites, repetición de trámites, adelanto de tareas, etc.).
  • Un mantenimiento más sostenible ante cambios organizativos o normativos (sostenible = menor esfuerzo = menor coste).
  • Mayor control del usuario sobre el día a día.
  • Mejor impacto de los cambios sobre los trámites/expedientes en tramitación.
  • Aproximación más natural al problema (Mapa de decisiones vs. Grafo de procesos).

En resumen, ver la Contratación como un procedimiento administrativo más es un error, y múltiples experiencias así lo atestiguan. Por tanto el utilizar también las soluciones “tradicionales” a retos más exigentes tampoco parece, de inicio, una buena estrategia.

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